Política de protección y tratamiento de datos Personales

Con la finalidad de garantizar la seguridad, confidencialidad, integridad, veracidad y transparencia de la información contenida en bases de datos y/o archivos que contengan datos personales de los trabajadores, extrabajadores, pensionados, acreedores, proveedores, contratistas y cualquier otro tercero de Electrificadora del Caribe S.A E.S.P. en Liquidación.

(En adelante la Compañía o Electricaribe) y que sean objeto de tratamiento por la Compañía para fines legales y contractuales; se establecen las siguientes disposiciones:

 

  1. Generalidades 4
  2. Definiciones: 4
  3. Responsable y/o Encargado del Tratamiento. 6
  4. Identificación del Responsable del Tratamiento de datos personales. 6
  5. Tratamiento y finalidades. 6
  6. Protección especial de datos sensibles. 7
  7. De la autorización. 7
  8. Deberes de Electricaribe como Responsable del Tratamiento. 8
  9. Derechos del titular de los datos personales. 9
  10. Seguridad 9
  11. Procedimientos para que los Titulares puedan ejercer sus derechos. 9
    11.1.    Consultas 10
    11.2.    Reclamos. 10
  1. Retención de Información Personal. 11
  2. Transferencia Nacional o Internacional de Datos Personales. 11
  3. Transmisiones Internacionales y Nacionales de Datos a Encargados. 11
  4. Ley y Jurisdicción. 11
  5. Ajustes a la Política para la Protección de Datos Personales de los Trabajadores. 12
  6. Fecha de entrada en vigencia de la presente política y periodo de vigencia de la base de datos. 12

 

PÓLITICA PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1.    Generalidades

Con la finalidad de garantizar la seguridad, confidencialidad, integridad, veracidad y transparencia de la información contenida en bases de datos y/o archivos que contengan datos personales de los trabajadores, extrabajadores, pensionados, acreedores, proveedores, contratistas y cualquier otro tercero de Electrificadora del Caribe S.A E.S.P. En Liquidación. (En adelante la Compañía o Electricaribe) y que sean objeto de tratamiento por la Compañía para fines legales y contractuales; se establecen las siguientes disposiciones:

2.    Definiciones:

  • Anonimización: Mecanismo técnico o tecnológico por medio del cual se oculta, pixela, difumina o encubre un dato de naturaleza privada, semiprivada o sensible. Un “dato anónimo” no permite, razonablemente, establecer a qué persona natural se refiere, vincula o asocia; entonces, dicha información no es un dato personal. Los datos personales que hayan sido objeto de procesos de anonimización, cifrado, presentados con un seudónimo o que, por cualquier medio, tecnología o proceso, se desvinculan o desasocian de una persona natural, pero que puedan utilizarse para volver a identificar a esa persona, siguen siendo datos personales.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales[1].
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales[2].
  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento[3].
  • Consulta: Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por este o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables[4].
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva[5]. Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta.
  • Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular[6].
  • Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios[7].
  • Dato sensible. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos[8].
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado[9].
  • Reclamo: Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos[10].
  • Requisito de procedibilidad: El Titular o o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, lo anterior según el artículo 16 de la ley 1581 de 2012[11].
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento[12].
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión[13].
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país[14].
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable[15].
  • Requisito de procedibilidad:El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, lo anterior según el artículo Art. 16 de la ley 1581 de 2012.

3.    Responsable y/o Encargado del Tratamiento.

Electrificadora del Caribe S.A E.S.P. En Liquidación en adelante “la Compañía.”

4.    Identificación del responsable del Tratamiento de datos personales.

Sociedad con domicilio en la Carrera 51B No. 80 – 58 Piso 20 de la ciudad de Barranquilla, Atlántico Colombia identificada con el Número de Identificación Tributaria NIT 802.007.670-6.

5.    Tratamiento y finalidades.

La Compañía como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, en aras del  desarrollo de su objeto social y el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales, recolecta, almacena y usa datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como trabajadores, extrabajadores, pensionados, contratistas, acreedores, proveedores, entre otros, con plena observancia de los deberes de seguridad y confidencialidad establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Los datos personales se procesarán para fines relacionados con:

  • Registrar la información de datos personales en las bases de la Compañía, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos.
  • La administración de contratación laboral, administración del personal activo y jubilado, administrar nóminas y otros pagos (por ejemplo, gastos por desplazamiento), afiliaciones al sistema de seguridad social y cajas de compensación familiar, afiliación al seguro de vida colectivo, manejo de embargos judiciales a través de nómina. 
  • Dirigir a los empleados en el marco de la relación laboral y coordinar el desarrollo profesional de los empleados;
  • Permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la Compañía y prestarles asistencia en su utilización.
  • Planificar actividades empresariales por ejemplo culturales, deportivas, sociales dentro de la relación laboral.
  • Facilitar la aplicación de los beneficios y/o auxilios contenidos en la legislación vigente y/o convenciones colectivas de trabajo vigentes en la Compañía.
  • Implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
  • Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
  • Soportar procesos de auditoría externa e interna.
  • Recursos humanos - Control de horario.
  • Recursos humanos – Promoción y selección de personal.
  • Sanidad – Gestión y control sanitario.

6.    Protección especial de datos sensibles.

La Compañía no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y/o datos de salud y demás que establezca la Ley, salvo autorización expresa del titular o por expresa disposición legal.

Ninguna actividad de La Compañía estará condicionada a que el Titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en beneficio del titular de la información o en razón a que la situación específica así lo requiere.

7.    De la autorización.

Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública.

Para obtener la autorización se deberá seguir las siguientes instrucciones:

En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:

  • El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
  • Los derechos que le asisten como Titular, previstos en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012.
  • La identificación, dirección física o electrónica de la Electrificadora del Caribe S.A. ESP – ELECTRICARIBE en Liquidación.

En segundo lugar, obtendrá el consentimiento del Titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como página web, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, PQRS, mensajes de datos o Apps.

Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar, así como del consentimiento.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del dato que permitan concluir, de manera razonable, que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben ser muy claras, de manera que no admitan duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento.

8.    Deberes de Electricaribe como responsable del Tratamiento.

Los deberes que deberá cumplir respecto del Titular de la información son los siguientes:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, a conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar al Titular, de manera clara y suficiente, sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos personales.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política. 
  • Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Actualizar la información cuando sea necesario.
  • Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
  • Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Comunicar al Encargado del tratamiento, de forma oportuna, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. 
  • Comunicar al Encargado del tratamiento, de manera oportuna, las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
  • Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

9.    Derechos del titular de los datos personales.

Los Titulares de la información tienen derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Compañía. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Compañía salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de conformidad a la Ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por La Compañía o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga la obligación de permanecer en la base de datos o archivo del responsable o Encargado.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del responsable o Encargado.

10. Seguridad

La Compañía adoptará las medidas técnicas, físicas, legales, humanas, administrativas y organizativas correspondientes, que guarden relación con las leyes de privacidad y seguridad de los datos para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Si los Titulares consideran que su interacción con la Compañía ya no es segura (por ejemplo, si creen que la seguridad de su información personal podría estar comprometida), deberán notificar inmediatamente a Electricaribe a través de los canales de atención.

Cuando la Compañía proporcione información personal a un proveedor de servicios, éste será seleccionado cuidadosamente y deberá utilizar las medidas adecuadas para proteger la confidencialidad y seguridad de la información personal.

11. Procedimientos para que los Titulares puedan ejercer sus derechos.

A continuación, se detallan los procedimientos para que los Titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar o suprimir información o revocar la autorización.

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas, legitimadas de conformidad con el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015[16]

  • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la Compañía.
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • Por el representante o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Por estipulación a favor de otro o para otro.

Todas las consultas y reclamos a Electricaribe se podrán realizar a través de los siguientes mecanismos:

  • Correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
  • En la siguiente dirección física: Carrera 51B No. 80 – 58 Piso 20 de la ciudad de Barranquilla, Atlántico Colombia.

Estas son las pautas para atender consultas y reclamos:

11.1. Consultas

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de La Compañía.

La consulta deberá ser formulada por escrito dirigida a la Gerencia Jurídica y Contractual, y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.2. Reclamos.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o en aquellas que la modifiquen o adicionen, podrán presentar un reclamo ante La Compañía o el Encargado del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Compañía, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  • Así mismo la Compañía, insertará en la base de datos respectiva la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

12.  Retención de Información Personal.

La Compañía adopta medidas razonables para garantizar que la información personal sea confiable para el uso pretendido, preciso y completo, según sea necesario, para llevar a cabo los fines descritos en esta Política de Tratamiento de Datos Personales. La Entidad mantendrá la información personal de los Titulares durante el período de tiempo que sea necesario para cumplir con los fines establecidos en esta política, salvo que la ley vigente exija o permita un periodo de retención mayor.

13. Transferencia Nacional o Internacional de Datos Personales.

La Compañía podrá realizar la transferencia de datos a otros responsables del tratamiento cuando así esté autorizado por el Titular de la información, por la ley o por un mandato administrativo o judicial.

14. Transmisiones Internacionales y Nacionales de Datos a Encargados.

La Compañía podrá enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia en los siguientes casos:

  • Cuando cuente con autorización de Titular.
  • Cuando, sin contar con la autorización del Titular, exista entre el responsable y el Encargado un contrato o acuerdo de transmisión de datos

15.  Ley y Jurisdicción.

La presente política se rige por lo previsto en la ley colombiana y cualquier controversia relacionada con sus efectos o derivada de la misma, se someterá al conocimiento de la justicia ordinaria de la República de Colombia.

16. Ajustes a la Política para la Protección de Datos Personales de los Trabajadores.

Con miras a mantener la vigencia de esta política, la Compañía puede ajustarla y modificarla, indicando la fecha de la actualización en la página web o mediante el empleo de otros medios, como mensajes de datos o materiales físicos en los puntos de servicio al ciudadano.

17. Fecha de entrada en vigencia de la presente política y periodo de vigencia de la base de datos.

Las anteriores disposiciones entran en vigencia y rigen a partir de su publicación.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015[17]
 

[1] Literal a) del artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

[2] Numeral 1 del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.

[3] Literal b) del artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

[4] Literal c) del artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

[5] Numeral 2 del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.

[6] Literal h) del artículo 3 de la Ley Estatutaria 1266 de 2008.

[7] Literal g) del artículo 3 de la Ley Estatutaria 1266 de 2008.

[8] Numeral 3 del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.

[9] Literal d) del artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

[10] Literal e) del artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

[11] Artículo 16 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

[12] Literal f) del artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

[13] Literal g) del artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

[14] Numeral 4 del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.

[15] Numeral 5 del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.

[16] Modificó lo dispuesto por el artículo 20 del decreto 1377 de 2013

[17] Modificó el artículo 11 del decreto 1377 de 2013.

 

Política de protección y tratamiento de datos Personales

 

 

 

 

 

 

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